Rekisteriseloste

Rekisteriseloste (Henkilötietolaki 10 §)

Motimate Oy 1.2.2017

Asiakasrekisteri

1. Rekisterinpitäjä

Motimate Oy (Y-2766520-5)

Osoite: Mechelininkatu 15, 00100 Helsinki

Puhelin + 358 (0) 45 694 0200

Sähköpostiosoite: info@motimate.fi Kotisivut: www.motimate.fi

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Toimitusjohtaja Maria Korpisalo, maria.korpisalo@motimate.fi.

3. Rekisterin nimi Asiakasrekisteri

Asiakasrekisterin osarekisterit Asiakasrekisteri

Sähköpostiohjelman osoitteisto sähköpostikirjeenvaihtoa varten ja muut yhteystiedot asiakkaiden osalta

4. Rekisterin käyttötarkoitus

Asiakkaiden ja potentiaalisten asiakkaiden toimeksiantojen hoidon järjestäminen, suunnittelu ja toteutus mukaan lukien liiketoiminnan suunnittelu, tuotteiden ja palvelujen kehittäminen sekä näihin liittyvät myynti- ja markkinointitoimenpiteet ja toimenpiteiden kohdistaminen kuhunkin toimeksiantoon sekä laskutus.

Asiakasrekisteritietoja saa käyttää vain siihen tarkoitukseen, joka sille on määrätty, ellei laissa ole toisin säädetty.

5. Asiakasrekisterin tietosisältö:

    • Asiakkaan nimi ja yhteystiedot
    • Asiakkaan y-tunnus
    • Yhteisöasiakkaan yhteyshenkilö
    • Sovitut tilaukset
    • Suoritetut toimenpiteet
    • Laskutustiedot
    • Toimeksiannon asiasisältö
    • Yhteydenottojen seurantalista

 

6. Rekisterin tietolähteet

Rekisteriin talletettavat tiedot saadaan pääsääntöisesti tilaajalta itseltään.

7. Rekisteritietojen luovuttaminen

Rekisteritietoja ei luovuteta säännönmukaisesti eikä satunnaisesti kenellekään eikä mitään tarkoitusta varten ellei laki sitä edellytä.

8.Tietojen suojaamisen yleiset periaatteet ja käyttöoikeudet

    • Asiakastiedot on säädetty salassa pidettäviksi. Ne kerätään tietokantaan, joka on palomuurein ja muilla tarkoituksenmukaisilla tavoilla suojattu. Palvelimet ovat suojatussa, lukollisessa tilassa jonne on pääsy vain erikseen määrätyillä henkilöillä. Asiakastietoja ei saa luovuttaa sivullisille ilman asiakkaan suostumusta tai nimenomaista lainsäännöstä. Asiakastietoja voivat ainoastaan käyttää toimeksiannon toteutukseen osallistuvat. Rekisterinpitäjän johtohenkilöt päättävät organisatorisista ratkaisuista ja antavat käyttöoikeudet työntekijöille asiakasrekisteritietoihin siinä laajuudessa kuin työtehtävät sitä edellyttävät.
    • Asiakasrekisteriin ei ole ulkoista verkkoyhteyttä.
    • Asiakasrekisteritietoja käsitellään automaattisen tietojenkäsittelyn avulla. Tietokoneella olevia tietoja käytetään käyttäjätunnuksilla tai salasanoilla.

Rekisteriseloste (Henkilötietolaki 10 §)

Motimate Oy 1.2.2017

Vuokratyöntekijärekisteri

 

9. Rekisterinpitäjä

Motimate Oy (Y-2766520-5)

Osoite: Mechelininkatu 15, 00100 Helsinki

Puhelin + 358 (0) 45 694 0200

Sähköpostiosoite: info@motimate.fi Kotisivut: www.motimate.fi

 

10. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Toimitusjohtaja Maria Korpisalo, maria.korpisalo@motimate.fi. Rekisteröidyn ominaisuuksista, henkilökohtaisista oloista tai taloudellisesta asemasta on tietoja käsittelevällä vaitiolovelvollisuus.

 

11. Rekisterin nimi

Henkilörekisteri tilattavista yhtiön palveluksessa olevista vuokratyöntekijöistä

Vuokratyöntekijärekisterin osarekisterit Työntekijärekisteri

Sähköpostiohjelman osoitteisto sähköpostikirjeenvaihtoa varten ja muut yhteystiedot työntekijöiden osalta

 

12. Rekisterin käyttötarkoitus

Motimate Oy:n rekrytointi-, työsuhde- ja niihin liittyvien asioiden hoitaminen. Lisäksi käyttötarkoituksena on vuokratyöntekijälistauksen ylläpitäminen ja esilläpito yleisölle.

Asiakasrekisteritietoja saa käyttää vain siihen tarkoitukseen, joka sille on määrätty, ellei laissa ole toisin säädetty.

 

13. Vuokratyöntekijärekisterin tietosisältö:

Seuraavat tiedot voidaan sisällyttää rekisteriin tarpeen niin vaatiessa:

Työnhakija

  • Työnhakijan perustiedot (nimi, syntymäaika, osoite, yhteystiedot, sukupuoli)
  • Tiedot ammatillisesta koulutuksesta ja kokemuksesta
  • Työhakemus ja ansioluettelo

Työntekijä

  • Vuokratyöntekijän perustiedot (nimi, syntymäaika, osoite, yhteystiedot, sukupuoli, henkilötunnus)
  • Tiedot ammatillisesta koulutuksesta ja kokemuksesta
  • Työhakemus ja ansioluettelo
  • Työnhakua koskevat tiedot
  • Työsuhdetta koskevat tiedot (nimike, työsuhteen laatu, alku- ja arvioitu kesto ja muut ehdot, tiedot mahdollisista käyttäjäyrityksistä, lähiomaisen yhteystiedot)
  • Palkanlaskentaan tarvittavat perustiedot (verokortti, pankkiyhteystiedot)
  • Lakisääteisten työnantajavelvoitteiden hoitamiseen tarvittavat tiedot
  • Työntekijän terveydentilaa koskevat tiedot
  • Valokuva erillisen suostumuksen perusteella
  • Lainsäädännön mahdollistamat muut tiedot jotka ovat tarpeellisia työnantajalle ja lisäksi julkista vuokratyöntekijärekisteriä varten erikseen sovitulla tavalla
  • Vuokratyöntekijän nimi
  • Vuokratyöntekijän ikä
  • Vuokratyöntekijän kuva
  • Perustiedot vuokratyöntekijän ammatillisesta koulutuksesta ja kokemuksesta

 

14. Rekisterin tietolähteet

Henkilötietojen kerääminen tapahtuu pääasiassa henkilön omatoimiseen tietojen antamiseen itsestään. Henkilötietoja käsitellään henkilötietolain 8 §:n käsittelyn yleisten edellytysten mukaisesti.

Periaatteet ja käytännöt siitä, mitä tietoja työntekijästä kerätään työhönoton yhteydessä tai työsuhteen aikana käsitellään yhteistoimintalain mukaisessa neuvottelumenettelyssä, jos laki tulee sovellettavaksi.

 

15. Henkilötietojen säilytys

Työnhakijan omasta pyynnöstä häntä koskevat tiedot poistetaan. Jos työnhakija työllistyy Motimate Oy:hyn, tiedot säilytetään rekisterissä työsuhteen luomisen ja ylläpitämisen kannalta olennaisten tietojen osalta.

 

16. Rekisteritietojen luovuttaminen

Rekisteritietoja ei luovuteta säännönmukaisesti eikä satunnaisesti kenellekään eikä mitään tarkoitusta varten ellei laki sitä edellytä.

Yhtiöllä on kuitenkin oikeus ylläpitää julkista luetteloa tarjolla olevista vuokratyöntekijöistä heidän erikseen antaman kirjallisen suostumuksen nojalla. Suostumus sisältää Motimate Oy:n oikeuden pitää julkisesti esillä tarjottavissa olevat vuokratyöntekijät, heidän nimensä, ikänsä, valokuvansa ja tiedot heidän ammatillisesta koulutuksestaan ja kokemuksestaan, sekä heidän niin halutessaan harrastuksistaan.

Rekisteriin tallennettuja työntekijöiden henkilötietoja luovutetaan voimassa olevan lainsäädännön sallimalla ja velvoittamalla tavalla viranomaisille, ja muille tahoille joilla on lakiin perustuva oikeus saada rekisteristä tietoja, kuten esim. verottajalle, eläkeyhtiöille, vakuutusyhtiöille, työnantajaliitolle ym.

 

17. Tietojen suojaamisen yleiset periaatteet

  • Vuokratyöntekijätiedot ovat salassa pidettäviä. Tietoihin on pääsy vain ennalta määritellyillä henkilöillä. Tiedot on suojattu käyttäjätunnusten ja salasanan avulla sekä muilla tarpeellisilla teknisillä suojausratkaisuilla.
  • Työntekijöiden terveydentilaa koskevat ja muut arkaluontoiset tiedot säilytetään erillään muista henkilötiedoista.
  • Motimate Oy:llä on kuitenkin oikeus vuokratyöntekijöiden erikseen antaman kirjallisen suostumuksen nojalla pitää julkisesti esillä tarjottavissa olevat vuokratyöntekijät, heidän nimensä, ikänsä, valokuvansa ja tiedot heidän ammatillisesta koulutuksestaan ja kokemuksestaan, sekä heidän niin halutessaan harrastuksistaan.
  • Vuokratyöntekijärekisteriin ei ole ulkoista verkkoyhteyttä.
  • Vuokratyöntekijärekisteritietoja käsitellään automaattisen tietojenkäsittelyn avulla. Tietokoneella olevia tietoja käytetään käyttäjätunnuksilla tai salasanoilla.
  • Vuokratyöntekijäkansiot ovat rekisterin mukaisessa järjestyksessä henkilökunnan jatkuvan silmälläpidon alaisina ja muuna kuin työaikana asianmukaisesti lukituissa ja elektronisesti valvotuissa hälytysjärjestelmillä varustetuissa tiloissa.

 

18. Tarkastusoikeus

Rekisteripitäjä pitää rekisteriselosteen rekisteröidyn saatavilla. Henkilöllä on henkilötietolain 26 §:n mukaisesti oikeus tarkistaa itseään koskevat, rekisterissä olevat tiedot tai saada tietää, että rekisterissä ei ole häntä koskevia tietoja. Rekisterinpitäjä ilmoittaa samalla rekisteröidylle rekisterin säännönmukaiset tietolähteet ja mihin rekisterin tietoja tyypillisesti käytetään ja luovutetaan.

Pyydettäessä rekisterinpitäjä antaa nämä tiedot. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna rekisteriyhdyshenkilölle tai se voidaan esittää henkilökohtaisesti edellä mainitussa osoitteessa.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia häntä koskevan virheellisen tiedon

korjaamista, poistamista ja täydentämistä.